يجب أن يكون الكتبة بالإضافة إلى ذلك في انسجام مع النغمة والمشاعر ، بالإضافة إلى إضافة الصوت غير اللفظي ، حيث تضيف هذه الجوانب إلى الأهمية العامة. يمكن أن تؤثر خيارات التنسيق والإملاء على تحليل الرسالة. على سبيل المثال ، قد تشير مهلة قصيرة أو تعديل في النغمة إلى مصدر قلق ، أيضًا إذا كانت الكلمات التي يتم التحدث بها ليست استفهامًا بشكل واضح.
يبدأ الإجراء بالحصول على المنتج الصوتي ، والذي يمكن أن يكون في نوع الاجتماعات المسجلة بالفيديو ، والمؤتمرات ، والمحادثات ، والبودكاست ، أو أي نوع من المناقشات التي يتم التحدث بها. يستفيد الكتبة من تطبيقات أو أنظمة برمجية متخصصة لتشغيل الصوت وأيضًا في نفس الوقت كتابة الكلمات التي يتم التحدث بها.
في الآونة الأخيرة ، اكتسبت أجهزة النسخ المؤتمتة التي تعمل بتقنية التعرف على الكلام المعقدة جاذبية بالفعل. يمكن أن تعطي هذه الأجهزة نسخًا أولية ، والتي يمكن بعد ذلك ضبطها بدقة وفحصها بواسطة الكتبة البشريين. بينما يعمل النسخ المحوسب على تسريع الإجراء ، لا يزال الإشراف البشري أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق دقة معينة بالإضافة إلى فهم السياق ، لا سيما في الحالات التي تنطوي على موضوعات تكنولوجية أو دقيقة.
تعتبر الأذن المتلهفة وأيضًا فهم اللهجات واللغات والسياق أمرًا مهمًا في النسخ. يمكن أن يؤدي صوت التاريخ والكلام تحويل الصوت الى نص المتداخل والعديد من الصعوبات الصوتية عالية الجودة إلى جعل المهمة أكثر تفصيلاً. يحتاج الكتبة عادةً إلى اكتشاف كلمات غامضة ، وملء الفراغات ، وكذلك التأكيد بشكل صحيح على الرسالة للحفاظ على قابليتها للفهم وأهميتها أيضًا.
يقدم النسخ وظائف متنوعة. يساعد العلماء في تقييم المعلومات النوعية ، والمراسلين في صياغة المنشورات ، وكذلك مصممي المواد في إنشاء منتج تم إنشاؤه من الاجتماعات أو المحادثات المسجلة بالفيديو. يجعل من الممكن الوصول للأشخاص الذين يعانون من مشاكل في السمع من خلال إعطاء نقوش مؤلفة لمقاطع الفيديو. كما أنه يضيف إلى الأرشفة وكذلك الحفاظ على المستندات التي تم الحديث عنها للتوصية المستقبلية.
اعتمادًا على درجة المعلومات المطلوبة ، يمكن أن تكون التدوينات حرفية (كلمة بكلمة) ، أو معدلة (التعامل مع أخطاء القواعد والكلام أيضًا) ، أو ذكية (إعادة الصياغة مع الحفاظ على التعريف الأساسي). تحتاج قطاعات معينة ، مثل القانونية والسريرية على حد سواء ، إلى تدوينات حرفية للحفاظ على كل كلمة يتم التحدث بها من أجل الأعمال الورقية الدقيقة.
النسخ هو الإجراء التفصيلي لتحويل الصوت الحديث إلى رسالة مكونة. يشمل هذا الفن الماهر الاستماع اليقظ ، والفهم الاشتقاقي ، وكذلك الإدخال الدقيق. يلعب الكتبة ، سواء أكانوا بشرًا أم آليين ، واجبًا حاسمًا في تغيير المواد التي تم الحديث عنها إلى مستندات مؤلفة يسهل الوصول إليها ويمكن البحث فيها أيضًا.
لإتقان فن النسخ ، يحتاج المرء إلى قدرات الانتباه المتميزة ، والكفاءة الاشتقاقية ، والتركيز على المعلومات ، فضلاً عن القدرة على الحفاظ على التركيز لفترات طويلة. إنه مزيج من الكفاءة التكنولوجية وأيضًا المهارة الاشتقاقية ، مما يسمح بتحسين الكلمات التي يتم التحدث بها إلى تصوير نصي هادف ودقيق أيضًا.
يستخدم الكتبة عادةً سلسلة من الأساليب لتحسين فعاليتها ودقتها أيضًا. قد يستخدمون دواسات القدم لإدارة معدل تشغيل الصوت ، وطرق أسرع للوحة المفاتيح للتوقف لفترة وجيزة بالإضافة إلى إعادة اللف ، بالإضافة إلى تطبيق برمجي متخصص يمكنه مقارنة العديد من مكبرات الصوت. تُساهم الطوابع الزمنية بانتظام لإظهار وقت حدوث كل جزء من الكلام ، مما يساعد في التوصية وكذلك السياق.
اللهجات ، واللغات ، وكذلك المتغيرات في النطق عقبات الموقف في النسخ. يمكن أن تؤثر معرفة الكاتب بهذه التفاصيل الاشتقاقية بشكل كبير على دقة الرسالة الأخيرة. علاوة على ذلك ، فإن تسجيل المصطلحات المتخصصة أو اللغة يحتاج إلى فهم الخبرة الخاصة بالموضوع لعمل تصوير دقيق معين.